Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Espacio Psicológico — razón social completa y NIT pendientes de confirmar.

Domicilio: Calle 39 #26-07, Teusaquillo, Bogotá D.C., Colombia. Sedes adicionales en Medellín (Carrera 81 #48A-29, Barrio Calasanz) y Cali (Avenida 5B Norte #21N-82, Barrio Versalles).

Correo de contacto para asuntos de datos personales: hola@espaciopsico.com. WhatsApp: 305 384 0240. Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m.

2. Alcance

Esta política aplica a todos los datos personales que Espacio Psicológico recolecta y trata, ya sea a través de este sitio web, de WhatsApp, del correo electrónico, de forma telefónica o presencialmente en cualquiera de sus sedes.

Aplica a pacientes y consultantes, a sus acudientes cuando se trate de menores de edad, a los profesionales que integran el equipo, a personas de contacto de empresas cliente y a cualquier persona que se comunique con nosotros.

3. Qué datos recolectamos

Datos de identificación y contacto: nombre y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico, ciudad y, cuando aplica, dirección.

Datos de la prestación del servicio: motivo de consulta, modalidad, especialista asignado, fechas y horarios de sesión, y la información clínica que se registra en la historia clínica.

Datos de facturación: los necesarios para emitir la factura y registrar el pago. No almacenamos números completos de tarjetas: los pagos se procesan a través de pasarelas externas.

Datos de navegación: los descritos en la Política de privacidad y cookies.

4. Datos sensibles y su tratamiento

La información relacionada con la salud, incluida la salud mental, es un dato sensible según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

Por esa razón: no estás obligado a autorizar el tratamiento de tus datos sensibles, y no estás obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. La autorización para tratarlos es previa, expresa e informada, y se solicita de forma separada de la autorización general.

Sin la autorización para tratar datos de salud no es posible prestar el servicio de atención psicológica o psiquiátrica, porque la historia clínica es un requisito legal de la práctica.

Los datos de salud nunca se utilizan con fines publicitarios, de segmentación de audiencias ni se comparten con plataformas de publicidad.

5. Finalidades del tratamiento

a) Agendar, confirmar, reprogramar y prestar los servicios de psicología, psiquiatría, neuropsicología y evaluación solicitados.

b) Elaborar y conservar la historia clínica conforme a la normativa vigente.

c) Facturar, registrar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.

d) Comunicarnos contigo sobre tu proceso: recordatorios de cita, cambios de horario, indicaciones del profesional.

e) Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con tus datos.

f) Cumplir requerimientos de autoridades competentes cuando la ley lo exija.

g) Mejorar la calidad del servicio mediante análisis internos, siempre sobre datos agregados o disociados.

h) Solo si lo autorizas de forma separada y voluntaria: enviarte contenidos, novedades o información sobre servicios. Puedes retirar esa autorización en cualquier momento sin que afecte tu atención.

6. Autorización

La autorización se obtiene antes del tratamiento, por medios que permitan conservar prueba de ella: casilla de aceptación en formularios del sitio, mensaje expreso por WhatsApp, o formato firmado en sede.

La autorización para el tratamiento de datos sensibles de salud se solicita de forma independiente y explícita, junto con el consentimiento informado del proceso terapéutico.

7. Derechos del titular

Como titular de tus datos personales tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando proceda; y acceder de forma gratuita a tus datos.

La revocatoria o supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información. Es el caso de la historia clínica, que debe conservarse por el término que fije la normativa aplicable.

8. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a hola@espaciopsico.com indicando tu nombre completo, número de documento, el dato o derecho sobre el que consultas o reclamas, y un canal de respuesta.

Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informa al interesado y se resuelve dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuera posible, se informa al interesado y se resuelve dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Si el reclamo resulta incompleto, se solicitará al interesado que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá desistido.

9. Historia clínica y secreto profesional

La historia clínica es un documento sometido a reserva. Solo pueden acceder a ella el titular, el equipo tratante en lo que corresponda a su intervención, y las autoridades expresamente facultadas por la ley.

El ejercicio profesional está sujeto al secreto profesional y a los deberes éticos previstos en la Ley 1090 de 2006 para el ejercicio de la psicología en Colombia.

Pendiente de confirmar con asesoría jurídica: término de conservación aplicable y la normativa de historia clínica que se citará expresamente.

10. Encargados y terceros

Para operar utilizamos proveedores que pueden tratar datos por cuenta nuestra, bajo instrucciones y con obligaciones de confidencialidad: proveedor de alojamiento web, plataforma de correo, pasarelas de pago, herramientas de agendamiento y WhatsApp como canal de comunicación.

Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia, lo que implica una transferencia internacional de datos. En esos casos se exige un nivel de protección adecuado conforme a la normativa aplicable.

Pendiente: listar de forma nominada los encargados una vez definidas las herramientas finales (hosting, correo, pasarela de pago, plataforma de video).

11. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido: cifrado en tránsito, control de accesos por rol, copias de seguridad y compromisos de confidencialidad con el equipo.

Ninguna medida ofrece seguridad absoluta. Ante un incidente que comprometa datos personales, se seguirá el procedimiento de notificación previsto en la normativa.

12. Menores de edad

La atención a menores de edad requiere autorización de quien ejerce la patria potestad o la representación legal, quien además debe autorizar el tratamiento de sus datos.

El tratamiento de datos de menores atiende a su interés superior y al respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

13. Vigencia

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Esta política rige desde su publicación y puede actualizarse; los cambios sustanciales se comunicarán por los canales habituales.

Pendiente: fecha de entrada en vigencia y versión, una vez revisada por asesoría jurídica.